一、了解需求
1.确定年会的目的
举办年会的目的有很多，比如增强员工的归属感，激发员工群体的工作动机；例如，为了让目标客户对企业有深入的了解，向外展示企业自身的硬实力，让更多的客户有信任等等。
2.确定参与者
企业召开年会时，首先参会人员必须是全体员工。但是，在疫情的影响下，来自遥远地区的海外人员可能不方便直接到达现场参加年会。对于这些特殊情况的群体，企业应该给予足够的考虑，比如给予额外的鼓励，让他们感受到归属感。深圳年会的策划人提醒策划人要考虑到位。除了员工，一般企业年会还需要合作伙伴.意向客户.即使是政府人员，在召开年会前，也应确定参与者和客户的邀请。参与者决定年会的名称，如年度活动.年终答谢会.主题年会等。
3.确定年会预算
有上述年会组.目的.在确定了主题和其他方面后，您可以进行本次年会的预算。通常，年会的人均预算可以参考往年的费用，也可以根据今年业绩的正反比例进行调整。有了预算，你就可以参加年会了.酒店标准.已经制定了、礼品等费用大头预算。
二、工作小组
深圳市年会策划专业人员提醒，在召开年会前，要制定认真的年会活动计划，需要成立年会工作组，团结一致，分工合作，确保年会活动的顺利进行。
咨询小组：一般咨询小组由公司高层管理，积极采纳管理层的建议和决策，有助于实现员工凝聚力和归属感的目的。
组长:组长可以是本次年会的总负责人，包括咨询小组的沟通.具体分工.资源总协调等；
副组长:可邀请2-3可邀请2-3人担任并管理。一般来说，年会包括策划小组。.会务小组.后勤小组.安保小组.演出小组.物料组等。
设计组:制作年会现场和年会前后宣传的材料，如邀请函等.背景板.设计主题页面等。
采购组:即使在酒店举行年会，企业仍然需要购买很多材料，比如礼品.各种材料在现场使用。
